Una dintre operatiunile pe care orice companie le efectueaza la inceputul unui exercitiu financiar este eliberarea unei decizii pentru numerotarea documentelor financiar-contabile. Firmele au libertatea de a stabili singure procedurile prin care aloca seriile acestor documente, pe care le pot adapta in functie de nevoile lor.
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2634/2015
Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2634/2015, care cuprinde reglementarile privitoare la documentele financiar-contabile, a fost publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 910 din 9 decembrie 2015. Acesta le-a oferit societatilor mai multe libertati in utilizarea si gestionarea documentelor financiar-contabile, permitandu-le firmelor sa isi creeze propriul regim intern de numerotare a acestor documente.
De asemenea, societatile sunt libere sa isi stabileasca si procedurile interne ale circuitului documentelor financiar-contabile, locul de arhivare al acestora, precum si numarul de exemplare in care acestea sunt emise. Anterior acestui ordin, societatile erau obligate prin lege sa intocmeasca un anumit numar de exemplare dintr-un document, iar elementele principale obligatoriu de inclus in documentele justificative nu erau clar specificate. In plus, dispare obligativitatea societatilor de a stampila documentele financiar-contabile emise.
Cine trebuie sa asigure numerotarea documentelor financiar-contabile?
Persoanele care trebuie sa asigure numerotarea documentelor financiar-contabile sunt enumerate in Legea contabilitatii 82/1991:
(1) Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi.
(2) Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
(3) Subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute la alin. (1) si (2), cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.
(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
Ce trebuie sa contina decizia de numerotare a documentelor?
Fiecare document trebuie sa contina un numar de ordine sau o serie, in ordine secventiala. Societatile trebuie sa mentioneze, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Documentele justificative si cele contabile se supun unor reguli mentionate in ordinul ministrului finanţelor publice nr. 2634/2015, referitoare la elementele pe care acestea trebuie sa le contina.
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnăturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
Documentele contabile (registre, jurnale, fise, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trecute in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
- denumirea entitatii;
- data întocmirii documentului contabil;
- felul, numarul si data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operatiunilor efectuate;
- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
- semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.
MODELUL DE DECIZIE INTERNA 2017
Societatile trebuie sa asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, prin intermediul unei decizii. Iata cum ar trebui sa arate aceasta:
Nr. Reg.Com: ……………………………….
CIF: ……………………………….
Adresa: ……………………………….
DECIZIE
Nr. …… din data: ……/……/…………
Subsemnatul/a …………………………………………., in calitate de administrator, al …………………………………………. in vederea stabilirii numerotarii facturilor pentru exercitiul financiar ……………,
DECIDE
Subsemnatul/a …………………………………………., aloca si gestioneaza seriile si numerele documentelor financiar contabile astfel:
Facturile vor avea un cod format din serie si numar, seria fiind: …………, primul numar fiind: ……………
Chitantele vor avea un cod format din serie si numar, seria fiind: …………, primul numar fiind: ……………
Avizele de insotire a marfii vor avea un cod format din serie si numar, seria fiind: …………, primul numar fiind: ……………
Facturile proforme vor avea un cod format din serie si numar, seria fiind: …………, primul numar fiind: ……………
Notele de intrare receptie si constatare diferente vor fi numerotate, primul numar fiind: ……………
Bonurile de predare, transfer, restituire vor fi numerotate, primul numar fiind: ……………
Bonurile de consum vor fi numerotate, primul numar fiind: ……………
Ordinele de deplasare vor fi numerotate, primul numar fiind: ……………
Administrator
……………………………………….
Semnatura persoanei care gestioneaza seriile si numerele
………………………………………..
Cand trebuie sa realizam operatiunea de emitere a numerelor pentru documentele financiar-contabile?
Operatiunea de emitere a numerelor pentru documentele financiar-contabile se realizeaza anual, la inceputul unui exercitiu financiar. Societatea stabileste numarul de exemplare, apoi emite o decizie care prevede numarul primului document din acel an, dupa care vor fi numerotate celelalte. In cazul in care societatea epuizeaza numerele alocate la inceputul exercitiului financiar, se pot emite noi numere pentru numarul de luni sau saptamani ramase, tot prin intermediul unei decizii.
Societatea poate continua numerotarea si din exercitiul anterior, insa trebuie intai sa emita o decizie prin care sa stabileasca acest lucru.
Cine raspunde de alocarea numerelor?
Persoanele care raspund de organizarea si de conducerea departamentului de contabilitate a unei societati sunt obligate sa desemneze, printr-o decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa se ocupe de alocarea si gestionarea numerelor documentelor financiar-contabile.
Ce formulare trebuie sa numerotam
Societatile trebuie sa numeroteze toate documentele financiar-contabile de care se folosesc in desfasurarea activitatii lor. Acestea includ documentele justificative care sunt inregistrate contabil. Printre acestea se numara:
- Facturile
- Avizele de insotire a marfii
- Chitantele
- Facturile proforme
- Registre
- Jurnale
- Fise
- Note de intrare receptie si constatare de diferente
- Bonuri de consum
- Ordine de deplasare
De ce trebuie sa tinem cont cand emitem numerele si seriile pentru documentele financiar-contabile?
Societatile trebuie sa tina cont de mai multe lucruri atunci cand emit numerele documentelor financiar-contabile: structura organizatorica, gestiuni, numarul punctelor de lucru si al sucursalelor etc. Legea cere ca pentru fiecare sucursala sau punct de lucru, firma sa emita numere si serii de documente contabile pentru fiecare in parte, daca nu foloseste acelasi facturier.
Sursa foto: Shutterstock/Copyright: Solis Images
