Ce reprezintă inventarul?
Inventarul conține stocul unei gestiuni la un moment dat, la care se pot aduce modificări după realizarea inventarului asupra mărfurilor aflate în stoc.
Lista de inventariere servește ca:
-
document pentru inventarierea valorilor materiale aflate în gestiunile unității;
-
document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate;
-
document pentru întocmirea Registrului inventar
-
document centralizator al operațiunilor de inventariere.
Cum se întocmește inventarul?
Lista inventar se întocmește în două exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni și conturi de materiale, mărfuri și ambalaje, și este semnată de către membrii comisiei de inventariere, de către gestionar și contabilul care ține evidența gestiunii de stocuri. În cazul predării-primirii gestiunii de stocuri, listele de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul care predă, un exemplar pentru gestionarul care primește gestiunea, iar un exemplar pentru contabilitate.
Persoanele juridice pot întocmi lista de inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor, cu condiția ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii.
Pentru bunurile deteriorate total sau parțial, degradate, precum și pentru cele fără mișcare sau cele care nu mai pot fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate.
Ce conține inventarul?
Conținutul minimal obligatoriu de informații al formularului de listă inventar este următorul:
-
denumirea formularului;
-
data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului listă inventar;
-
denumirea unității;
-
gestiunea;
-
locul de depozitare;
-
numărul curent;
-
denumirea bunurilor inventariate;
-
unitatea de măsură; cantitatea;
-
prețul unitar de înregistrare în contabilitate;
-
valoarea contabilă;
-
valoarea de inventar;
-
deprecierea: valoarea, motivul, după caz;
-
comisia de inventariere: numele și prenumele, semnătura;
-
gestionar și gestionar primitor (în cazul predării – primirii gestiunii de stocuri): numele și prenumele, semnătura;
-
contabilitate: numele și prenumele, semnătura
Cine semnează inventarul?
În cazul unei gestiuni colective, cu mai multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în cazul predării-primirii gestiunii de stocuri, acestea trebuie semnate, atât de către persoana care predă gestiunea, cât și de către gestionarul care primește gestiunea.
Cum se trec în inventar bunurile care nu pot fi măsurate?
Pentru bunurile aflate în ambalaje originale intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin transvazare și măsurare sau mărfurile în vrac etc…, a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se menționează modul în care s-a făcut inventarierea și datele tehnice care stau la baza calculelor.
În listele de inventariere se înscriu stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz.
Datele privind bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere imediat după determinarea cantităților inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate, ținându-se seama de dimensiunile și unitățile de măsura cu care figurează în evidența de la locurile de depozitare și în contabilitate. Evaluarea stocurilor faptice în listele de inventariere se face cu aceleași prețuri folosite la înregistrarea bunurilor în contabilitate.
Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor inventariate cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare amănunțită a exactităților tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor și înregistrărilor din contabilitate și din evidența de la locurile de depozitare. Greșelile identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii.
La cine ajunge lista inventar?
Lista inventar circula:
-
la gestionar (gestionari, în cazul predării-primirii gestiunii), pentru semnarea fiecărei file a listei, menționând pe ultima filă a listei că toate cantitățile au fost stabilite în prezenta sa (lor), că bunurile respective se află în păstrarea și răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au fost supuse inventarierii, precum și faptul că prețurile, cantitățile, calitățile și unitățile de măsura au fost stabilite în prezenta sa (lor) și nu are (au) obiecțiuni de făcut;
-
la membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a listei, calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulării listelor de inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice, stabilirea perisabilităților, conform dispozițiilor legale, în cadrul procesului-verbal al rezultatelor inventarierii;
-
la compartimentul financiar-contabil, unde se efectuează confruntarea între raportul de gestiune predat la contabilitate și valoarea totală a inventarului faptic. Totodată, se iau masuri pentru corecta determinare a valorii deprecierilor constatate și înregistrarea în contabilitate a ajustărilor pentru depreciere;
-
la conducătorul compartimentului financiar-contabil și la oficiul juridic, împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării, deteriorării bunurilor, numele persoanelor vinovate și cu procesul-verbal al rezultatelor inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de inventariere;
-
la conducătorul unității, împreună cu procesele-verbale sus-menționate, pentru a decide asupra soluționării propunerilor făcute.
Lista inventar se arhivează:
-
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
-
la compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2)
Inventar permanent sau inventar intermitent?
Potrivit reglementărilor contabile conforme cu Directiva a IV-a a Comunităţilor Economice Europene, contabilitatea stocurilor se tine cantitativ şi valoric sau numai valoric, prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.
Inventarul permanent constă in evidenţierea in debitul conturilor de stocuri a valorii stocurilor intrate, la preţ de înregistrare, iar in creditul acestora reflectându-se ieşirile din gestiune a stocurilor. Soldul conturilor de stocuri reflectă valoarea bunurilor existente in gestiune, la preţ de înregistrare. În condiţiile folosirii inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operaţiunile de intrare şi ieşire, ceea ce permite stabilirea şi cunoaşterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ, cât şi valoric.
Inventarul intermitent constă în stabilirea ieşirilor şi înregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfârşitul perioadei. În acest caz, ieşirile se determină ca diferenţă între valoarea stocului iniţial plus valoarea intrărilor şi valoarea stocului final, determinat pe baza inventarierii. Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6.
În situaţia folosirii inventarului intermitent, în debitul conturilor de cheltuieli se reflectă atât valoarea stocurilor existente în gestiune la începutul perioadei, cât şi valoarea intrărilor înregistrate în cursul perioadei. Ieşirile se determină la sfârşitul perioadei prin luarea în considerare a stocului iniţial, a intrărilor în gestiune şi a valorii stocurilor finale. Stocurile finale se stabilesc prin inventariere şi se reflectă la sfârşitul perioadei în debitul conturilor de stocuri.
Cum faci ușor inventarul?
Inventarul se face mult mai ușor și mai rapid cu un program de contabilitate primara, precum Facturis. Cu ajutorul programului, puteți vizualiza lista de inventar care cuprinde stocul unei gestiuni la un moment dat și, totodată, se pot aduce modificări după realizarea inventarului asupra mărfurilor aflate în stoc.
