Totul despre registrul de casa

Ce este registrul de casă?

Toate persoanele juridice şi fizice care efectuează operaţiuni cu numerar trebuie să întocmească Registrul de casă. Utilizarea acestui document este reglementată de Legea contabilităţii nr. 82/1991 şi de Ordinul Ministrului Economiei şi Finanţelor nr.3512/2008, care aprobă normele specifice de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile.

Registrul de casă este un document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casieria unității, pe baza documentelor justificative, care ajuta la stabilirea soldului de casă de la finalul fiecărei zile.

Registrul de casă este un formular tipizat care trebuie completat în fiecare zi de către companii. Se poate achiziționa de la papetării, dar se poate lista şi din programe de contabilitate primara sau se poate edita şi completa într-un format Word sau Excel.

Când se întocmește registrul de casă?

Registrul de casă se întocmește zilnic, în două exemplare, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări și plăți. Un exemplar este arhivat la casierie, iar al doilea exemplar, la compartimentul financiar-contabil, pentru o perioadă de 10 ani.

Ce documente stau la baza întocmirii registrului de casă?

Chitanţa este documentul justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casierie. Se utilizează, cel mai adesea, pentru sumele încasate de la clienți. Se întocmește în două exemplare pentru fiecare sumă încasată, de către casier şi se semnează pentru primirea sumei.

Dispoziţia de plată/încasare se utilizează pentru achitarea unor sume, respectiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, procurare de materiale, etc…, a diferenței de încasat de către titularul de avans, în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit; încasarea unor sume ce nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare; plăţi în numerar fără document justificativ prin care se dispune plata (ştat salarii)

Împuternicirea servește ca document în vederea încasării unor drepturi bănești, atunci când titularul nu se poate prezenta;

Decontul de cheltuieli/deplasare este documentul justificativ pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate, pentru stabilirea diferențelor de primit/restituit şi pentru înregistrarea în contabilitate. Se întocmește într-un singur exemplar de către titularul de avans.

Ce date apar pe registrul de casă?

Pe formular trebuie să apară numele firmei, ziua pentru care se completează registrul şi soldul inițial, care este egal cu soldul final din ziua precedentă, operațiunile cu numerar care au avut loc în ziua raportării şi soldul final al zilei. Toate operațiunile trebuie numerotate de la 1, iar numerele trebuie să meargă în mod crescător în continuare.

Registrul de casă se completează cu toate operațiunile cu numerar din ziua respectivă (atât cu încasările, cât şi cu plățile efectuate în numerar). Trebuie specificat felul şi numărul actului cu care s-a făcut operațiunile respective, prin urmare se trece „ch” pentru chitanță şi numărul acesteia, „bf” pentru bon fiscal şi numărul acesteia, respectiv, dacă unitatea este dotată cu casă de marcat, la finalul zilei se scoate raportul zilnic (numit „z”), iar în cazul acesta se trece „z” şi numărul acesteia.

Așadar, din punct de vedere al informațiilor pe care le conține, registrul de casă trebuie să cuprindă cel puțin:

denumirea unității;
denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
numărul curent;
numărul actului de casă;
explicații;
încasări;
plați;
report/sold ziua precedentă;
semnături: casier și compartiment financiar-contabil

Cum se calculează soldul final al zilei?

După ce registrul de casă a fost completată cu toate operațiunile efectuate în ziua la care se face referire, se calculează soldul final al zilei prin formula simpla:

SOLDUL FINAL AL ZILEI = SOLD INIŢIAL + VENITURILE ZILEI – CHELTUIELILE ZILEI

Soldul final al zilei

Este foarte important de menționat faptul că soldul casei nu poate fi niciodată negativ. În cel mai rău caz, soldul casei la finalul zilei trebuie să fie pe 0. În caz că sunt cheltuieli şi nu sunt venituri care să le acopere, se face creditare a firmei de către administrator, căruia i se vor restitui banii atunci când în casă vor fi bani suficienți.

Cum se contabilizează creditarea firmei de către administrator? Creditarea firmei de către administrator se va contabiliza astfel: Nr. Ctr.: (numărul care urmează) Felul actului: DI (dispoziţie de încasare) Numărul actului: (numărul care urmează pentru ca şi dispoziţiile de plată şi dispoziţiile de încasare se numerotează în continuare începând cu numărul 1;) Explicaţii: Creditare societate Încasare: Se trece minimum suma cu care casa ajunge pe 0, dar se poate credita şi cu sume mai mari.

Ce trecem în registru de casă?

În registrul de casă se trec doar chitanţele și bonurile fiscale, pentru că aceste acte contabile reprezintă stingerea creanțelor. Facturile nu se trec în registrul de casă, pentru că acestea reprezintă crearea, instituirea unor creanțe, datorii care se sting în momentul plății şi se justifică cu un bon fiscal sau cu o chitanţă.

Organizarea registrului de casă

filele registrului de casă se aşează în ordine cronologică;
în spatele fiecărei file se ataşează documentele justificative (pentru documentele justificative de dimensiuni mai mici, se recomandă capsarea sau lipirea lor pe coli A4);
se predau contabilului-şef sub semnatură.

Cine semnează registrul de casă?

Registrul de casă se semnează de către casier, pentru confirmarea înregistrării operațiunilor efectuate, şi de către persoana din compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a actelor justificative anexate.

Exemplarul 1 rămâne la casier.

Care este plafonul casieriei?

Nu exista un anumit plafon al sumei care poate fi lăsată în casieria unității. Așadar, se poate păstra oricât, însă la un control trebuie făcută dovada fizica a existenței sumelor reflectate în registrul de casă.

Ce este registrul de casă în valută?

Registrul de casă în valută servește ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în valută, efectuate prin casieria unității, pe baza actelor justificative. Este un document de stabilire, la finalul fiecărei zile, a soldului de casă și de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă în valută.

Cum se întocmește registrul de casă în valută?

Registrul de casă în valută se întocmește în două exemplare, zilnic, de către casierul unității sau de altă persoană împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări și plăți în valută.

În antetul coloanelor se înscrie fiecare fel de valută care se încasează sau se plătește. În coloanele formularelor se înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană se trece echivalentul acestor sume în lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operațiunilor din documentele în care s-au consemnat acestea.

Valutele care apar în două sau mai multe cursuri se trec în coloane diferite. La finalul zilei, rândurile neutilizate se barează.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua în curs.

De ce este bine să folosești un program de contabilitate pentru redactarea registrului de casă?

În cazul întocmirii manuale a registrului de casă, trebuie acordată atenţie la modul de stabilire a soldului de casă. Se întâlnesc, în practică, situații în care nu i se acordă atenția cuvenită, pe motivul că oricum se înregistrează în contabilitate electronică şi, dacă este cazul, se corectează. Se fac frecvent greşeli la totalizarea sumelor sau la stabilirea soldului, la sfârșitul zilei. Din acest motiv, recomandăm verificarea operațiunilor matematice de totalizare a sumelor şi stabilire a soldului de casă, la sfârșitul zilei.

În cazul unui program de contabilitate primara pentru redactarea registrului de casă, orice greșeală se poate corecta fără probleme și se reprintează foarte ușor. Astfel, veți evita orice potențială eroare și aveți control asupra a ceea ce se raportează prin intermediul registrului, asigurându-vă, în același timp, că toate datele sunt corecte. Mai mult decât atât, aspectul documentelor va fi unul profesionist care va impresiona.