Totul despre NIR – Notă Intrare recepție

Ce este nota de intrare recepție (NIR)?

Nota de recepție și constatare de diferențe este numele corect pentru bine cunoscutul NIR și este un document pentru recepția bunurilor aprovizionate și, în același timp, este un document justificativ pentru încărcarea în gestiune.

Document care se întocmește de către comisia de recepție și de către gestionar cu ocazia recepționării mărfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor și a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitățile și valoarea mărfurilor selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial.

La ce servește nota de intrare recepție (NIR)?

NIR-ul servește ca:

• document pentru recepția bunurilor aprovizionate;

• document justificativ pentru încărcare în gestiune;

• act de proba în litigiile cu cărăușii și furnizorii, pentru diferențele constatate la recepție;

• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Când se folosește NIR-ul ca document de recepție?

NIR-ul se folosește ca document distinct de recepție în cazul:

• bunurilor materiale cuprinse într-o factura sau aviz de însoțire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;

• bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;

• bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;

• bunurilor materiale care sosesc neînsoțite de documente de livrare;

• bunurilor materiale care prezinta diferențe la recepție;

• mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la preț de vânzare cu amănuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA).

În cazurile menționate mai sus, precum și pentru materialele nestocate a căror valoare se înregistrează direct pe cheltuieli, recepția și încărcarea în gestiune se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul (factura, avizul de însoțire a mărfii etc…).

Cum se întocmește nota de intrare recepție (NIR)?

Nota de intrare și recepție (NIR), se întocmește la sosirea mărfurilor de la furnizor și la intrarea acestora în gestiunea unității. NIR-ul se completează în baza facturilor sau a avizului de însoțire a mărfii.

Nota de intrare recepție și constatare de diferențe se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepției. În situația în care la recepție se constata diferențe, Nota de recepție și constatare de diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tranșe, se întocmește câte un formular pentru fiecare tranșă, care se anexează apoi la factura sau la avizul de însoțire a mărfii.

Datele de pe verso NIR-ului nu se completează decât atunci când se constată diferențe la recepție.

Unde circulă nota de intrare recepție (NIR)?

Aceasta nota de intrare recepție circula:

• la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepționate (toate exemplarele);

• la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind lichidarea diferențelor constatate (toate exemplarele), precum și pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică, atașată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoțire a mărfii);

• la unitatea furnizoare (exemplarul 2) și la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.

NIR-ul se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

Ce date trebuie să conțină nota de intrare recepție (NIR)?

Conținutul minimal obligatoriu de informații al NIR-ului este următorul:

1. pentru formularul cod 14-3-1A:

2. denumirea unității;

3. denumirea, numărul și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

4. numărul facturii/avizului de însoțire al mărfii;

5. numărul curent; denumirea bunurilor recepționate; U/M; cantitatea conform documentelor însoțitoare; cantitatea recepționata, prețul unitar și valoarea;

6. numele, prenumele și semnătura membrilor comisiei de recepție; data primirii în gestiune și semnătura gestionarului;

2. pentru formularul cod 14-3-1/aA:

Pe lângă informațiile de la lit. a) (mai puțin prețul unitar și valoarea), sunt obligatorii și informațiile următoare:

• prețul de achiziție al cantității recepționate;

• adaosul comercial unitar și total;

• prețul de achiziție unitar plus adaosul comercial;

• valoarea la preț de vânzare, inclusiv tva

Orice factură fiscală trebuie însoțită de NIR. Datele care trebuie completate diferă de la un depozit en-gros sau magazin cu desfacere cu amănuntul.

La depozit en-gros se completează:

• nr. crt., denumirea sortimentului

• u. m.(unitate măsură)

• cantitatea

• preț pe bucata fără tva

• valoarea

• TVA

• valoare totală

La magazine cu desfacere cu amănuntul, în plus față de depozit, se va completa și:

• preț achiziție

• adaos

• preț de vânzare – care trebuie sa corespunda cu prețul din vitrina/raft

Modele de NIR printate cu Facturis

Model de nir fara TVA 1 (Model nota receptie si constatare diferente)

Model de nir fara TVA 2 (Model nota receptie si constatare diferente)

Model de nir (Model nota receptie si constatare diferente)

Model de nir cu TVA 1 (Model nota receptie si constatare diferente)

Model de nir cu TVA 2 (Model nota receptie si constatare diferente)

Model de nir cu TVA 3 (Model nota receptie si constatare diferente)