CRM și ERP sunt două acronime foarte prezente în mediul de afaceri actual, motiv pentru care vom explica mai jos ce reprezintă, care sunt diferențele dintre ele și care sunt diferențele dintre cele două sisteme și un program de contabilitate.
Ce înseamnă ERP?
Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning) înseamnă Planificarea Resurselor Întreprinderii și este destinat managementului integrat al tuturor proceselor și operațiunilor dintr-o companie în cadrul unei platforme informatice unice.
Datele reprezintă principala unitate de măsură a unui sistem ERP, iar baza de date este depozitul central în care acestea sunt stocate și organizate. Legătura dintre baza de date și funcționalitățile pe care le îndeplinește sistemul ERP este realizată prin intermediul aplicației ERP. Aceasta este responsabilă cu activitățile de culegere, validare, prelucrare, transfer sau export al datelor, activități pe care le realizează prin intermediul interfeței. Sistemul ERP poate realiza culegerea datelor prin diferite metode, precum:
-
Introducerea de către operatori: de la tastatura sau în mod direct – prin scanarea codurilor de bare, de exemplu
-
Importul din alte baze de date
-
Transferul cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)
Pe scurt, rolul aplicației ERP este de a face legătura dintre baza de date și utilizator, prin intermediul interfeței pe care o pune la dispoziție.
Sistemul ERP este alcătuit din diferite module, destinate gestionării unor activități specifice:
-
Administrare – pentru definirea nivelelor de acces la informație, personalizarea documentelor sau setarea acțiunilor de back-up.
-
Controlling – permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea și urmărirea bugetelor de venituri și cheltuieli.
-
Contabilitate – destinat automatizării operațiunilor contabile generale și obținerii situațiilor financiare contabile, aferente standardelor europene.
-
Trezorerie – permite urmărirea tuturor operațiunilor financiare și structurarea logica a acestora.
-
Mijloace Fixe – destinat urmăririi în detaliu a operațiunilor desfășurate asupra mijloacelor fixe pe întreaga durata de funcționare a acestora.
-
Prețuri – pentru gestionarea intuitivă și eficientă a prețurilor de achiziție și de vânzare.
-
Vânzări – pentru organizarea și urmărirea activității de vânzare, precum și procesarea documentelor specifice.
-
Aprovizionare – destinat gestionarii activității de aprovizionare.
-
Producție – pentru gestionarea rețetelor de producție, a bonurilor de intrare sau de consum, wizard-uri de generare automata a documentelor, obținerea de rapoarte de stoc etc.
-
Stocuri – destinat gestionarii în timp real a stocurilor și urmăririi caracteristicilor acestora.
-
Parc auto – oferă evidența permanentă a activității fiecărei mașini din parcul auto.
-
Logistica – pentru planificarea resurselor de infrastructura, în vederea utilizării lor în mod optim.
-
Nomenclatoare – conține informații despre clienți, produse, gestiuni, locații, personal etc… și permite definirea informațiilor companiei și maparea fluxurilor de lucru.
-
Spațiu de lucru – centralizează activitățile de operare a datelor curente și emiterea rapoartelor de sinteza.
-
Personal – definirea angajaților și urmărirea operațiunilor cu aceștia.
-
Rapoarte – generarea de rapoarte diverse pentru fiecare departament sau componentă a companiei.
Care sunt avantajele implementării ERP?
-
Gestionarea integrată a tuturor componentelor afacerii, prin accesul la o bază de date comună.
-
Oferă un mod de lucru online, care facilitează comunicarea între oameni, departamente și puncte de lucru.
-
Automatizarea și standardizarea procesele operaționale, eliminarea operațiunilor manuale ducând la creșterea productivității.
-
Îmbunătățirea procesului de achiziție, prin posibilitatea de dimensionare a achizițiilor în funcție de activitatea de vânzare.
-
Creșterea calității serviciilor oferite clienților prin transparența informațiilor referitoare la produse, stocuri, prețuri.
-
Scăderea timpului de livrare a comenzilor, datorită transferului mai rapid de informații între departamente.
-
Îmbunătățirea cash-flow-ului prin implementarea de politici comerciale coerente.
Ce înseamnă CRM?
CRM, acronimul pentru Customer Relationship Management, adică Managementul relației cu clienții, este un produs software, un instrument orientat spre îmbunătățirea continuă a relației cu clienții. El servește unei strategii moderne de business care are în centrul preocupărilor clientul și cunoașterea nevoilor și a cerințelor sale. Scopul unui sistem CRM este acela de a gestiona unitar informații legate de clienți sau de prospecți și de a crește gradul lor de satisfacție.
Într-un sistem CRM, informația este centrată pe client, astfel încât ea ajunge în aceeași formă la toți reprezentanții companiei cu care clienții intră în contact, indiferent de posturile ocupate de aceștia. Practic, un CRM utilizează o bază de date unică unde sunt integrate toate informațiile despre clienți și asigură accesul în timp real la ele printr-un singur click. Informația poate fi utilizată pentru a anticipa cerințele clienților, pentru a participa la mixul de marketing și pentru a înlesni munca în echipă.
Implementarea unui sistem CRM pornește de la evaluarea nevoii de schimbare a modulul de abordare a relațiilor cu clienții existenți și cu potențialii clienți. Următorul pas este evaluarea proceselor existente în raport cu clienții pentru a putea defini cerințele și domeniile pe care ar trebui să le abordeze un CRM. Cunoașterea acestor aspecte poate lămuri în ce măsura un CRM poate fi personalizat ca să se adapteze nevoilor companiei. De asemenea se poate opta pentru implementarea graduală a funcționalităților sistemului CRM sau pentru implementarea doar a anumitor module din cadru sistemului CRM.
Care sunt beneficiile utilizării unui CRM?
Beneficiile utilizării unui CRM țin în principal de creșterea gradului de satisfacție al clienților, organizarea muncii echipelor și creșterea vânzărilor. Iată câteva din avantajele identificate în cazul implementării sistemelor CRM:
-
păstrarea și fidelizarea clienților existenți prin răspunsuri prompte la cererile lor sau oferirea de produse sau servicii integrate
-
creșterea numărului de potențiali clienți prin adoptarea unor strategii care să atragă atenția asupra produselor și serviciilor companiei și prin diversificarea campaniilor de marketing
-
creșterea procentului de conversie a potențialilor clienți în clienți efectivi prin urmărirea lor pe parcursul întregului proces de vânzare
-
personalizarea ofertei de produse și servicii la cerințele clienților
-
optimizarea procesului de vânzare prin urmărirea procesului pas cu pas, realizarea de fluxuri de vânzare personalizate sau eliminarea activităților repetitive
-
îmbunătățirea comunicării între angajați și departamente prin reunirea tuturor informațiilor despre clienți într-un singur loc
-
încurajarea lucrului în echipă și structurarea taskurilor pe angajați
-
reducerea timpilor de răspuns către clienți prin structurarea și urmărirea cererilor înregistrate
Un sistem CRM acoperă o serie de activități precum marketing, vânzări, service/suport și management de proiecte. De obicei, implementarea întregului sistem sau doar a unui modul CRM trebuie să țină cont de strategia și obiectivele firmei și să fie personalizate.
Care este diferența dintre sistemele ERP și CRM și un program de contabilitate?
Diferența dintre sistemele ERP și CRM și un program de contabilitate constă, în primul rând, în complexitatea și diversitatea acțiunilor care pot fi efectuate cu ajutorul sistemelor.
Complexitatea acțiunilor efectuate de o firmă mare, de exemplu, poate necesita folosirea unui sistem ERP sau CRM.
Companiile mici și mijlocii și freelancerii au o activitate pentru care un program de contabilitate poate acoperi toate nevoile. Acesta se va mula perfect pe nevoile lor și se va dovedi de un real ajutor la întocmirea documentelor primare, cu accent pe întocmirea rapoartelor necesare pentru declarațiile către instituțiile statului. Programele de contabilitate precum Facturis, de exemplu, sunt actualizate conform legislației în vigoare, lucru care va ușura, fără îndoială, munca unui antreprenor.
