Tot ce trebuie să știi despre condica de pontaj

Pe data de 7 august 2017, a intrat în vigoare o prevedere de legislația muncii ce le impune angajatorilor să țină evidențe mult mai detaliate pentru timpul de lucru al salariaților.

Codul Muncii despre condica de pontaj

„Angajatorul are obligația de a ține la locul de muncă evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru”.

Ce este pontajul?

Pontajul reprezintă foaia de prezență a salariaților. Pontarea se întocmește în baza condicii de prezență, care reprezintă documentul primar prin care angajații își certifică prezența la programul zilnic, atât la începutul programului, cât și la sfârșitul programului, cu consemnarea orei de începere și terminare a programului zilnic.

Cum se ține condica de pontaj?

Angajatorul poate să se folosească de o condică de prezență, de un pontaj manual sau automat, de o foaie colectivă de prezență sau de orice altă formă consideră că i se potrivește. 

Inspecția Muncii explică acest lucru, într-un comunicat de presă publicat pe propriul site:

"Astfel, această evidență poate fi ținută atât pe suport de hârtie cât și electronic, pentru persoanele  care au acces la locul de muncă pe baza unui card sau înregistrează intervalul în care prestează efectiv activitatea în orice alt mod (de exemplu, înregistrarea în tahograf a perioadelor de conducere, a pauzelor și perioadelor de odihnă ale conducătorilor auto), urmând ca întocmirea evidenței lunare centralizatoare să aibă la bază aceste documente primare de evidență a timpului real de muncă efectuat de către salariat la locul său de muncă, indiferent dacă acesta este fix sau mobil".

Concret, angajatorul poate folosi de mai multe instrumente de evidență care să-l ajute, la final, la evidența centralizatoare, adică cea pe care o va arăta inspectorului atunci când acesta vine să în control. Inspectorul nu se va duce la fiecare punct de lucru al angajatorului sau să caute un angajat anume, pentru ca acesta să-i arate evidența timpului său de lucru.

Evidențele nu trebuie să fie semnate de salariat, adică angajatorul nu va fi amendat de inspectori dacă nu există semnătura salariatului pe evidența cu timpul de lucru. Totuși, dacă dorește asta, angajatorul le poate impune angajaților să semneze evidențele de prezență, însă nu folosindu-se de prevederea demai sus, pentru că aceasta nu impune semnarea.

Evidența timpului de lucru pentru anumite categorii de salariați:

• lucrătorul mobil (transportator rutier): timpul de lucru al acestuia e definit de Hotărârea Guvernului nr. 38/2008 ca perioada în cursul căruia se află la postul său de lucru, la dispoziția angajatorului și în exercițiul funcțiilor sau activităților sale; prin urmare, evidența se ține raportat la definiția din hotărâre; respectarea prevederilor specifice este foarte importantă, existând mai multe categorii de salariați pentru care găsim acte normative speciale ce se referă la timpul lor de lucru;

• salariații ce muncesc de acasă: conform Codului muncii, ei își stabilesc singuri programul de lucru, iar angajatorul are dreptul să verifice activitatea lor, așa cum s-a decis prin contract; prin urmare, ei sunt cei care ar trebui să transmită angajatorului care este programul lor de lucru;

• cazul societăților de pază și protecție: acestea folosesc oricum registre de predare-primire a serviciului la fiecare post, conform Legii nr. 333/2003, unde se evidențiază ora de începere și cea de sfârșit a serviciului și de unde rezultă, de fapt, timpul real de lucru; apoi, se fac pontaje centralizatoare din care rezultă cât a muncit fiecare salariat;

• cadrele didactice: aici, Inspecția Muncii oferă exemplul cadrelor din învățământul universitar superior, pentru care există reglementări speciale  (Legea nr. 1/2011 a educației naționale); norma didactică săptămânală se măsoară în ore convenționale, o oră de predare însemnând două ore convenționale;

"Prin urmare, și în acest caz, angajatorul va ține evidența orelor de muncă prestate de către cadrele didactice având în vedere, atât principiul general al întocmirii unei situații reale, corespunzătoare timpului efectiv lucrat, dar și reglementările speciale privind timpul de muncă al cadrelor didactice" – Inspecția Muncii.

Inclusiv pentru activitatea zilierilor este necesară trecerea în registrul special de evidență a zilierilor evidența timpului de lucru. În anexa cu instrucțiuni de completare a registrului de la Legea nr. 52/2011 se precizează că în registrul trebuie să se regăsească obligatoriu: data fiecărei zile de lucru a zilierului și numărul orelor de lucru efectuate în fiecare zi, printre altele. Alături de acestea, poate apărea și o rubrică în care să se treacă ora de începere și cea de final a timpului de muncă.

"Prin modificarea adusă articolului 119 din Codul Muncii, prin OUG 53/2017, începând cu data de 7 august 2017, legiuitorul nu a făcut decât să clarifice o reglementare deja existentă, care, pentru o corectă aplicare, trebuia și până în prezent, să se raporteze la orele efectiv lucrate de către salariat, și nu, cum s-a constatat uneori din practică, la un număr de ore înregistrate într-un  formular centralizator de pontaj întocmit la sediul angajatorului fără a ține cont de activitatea reală a salariatului", Inspecția Muncii.

Angajatorul are obligația de a tine la locul de munca evidența orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit al programului de lucru, și de a supune controlului inspectorilor de muncă aceasta evidență, ori de câte ori se solicita acest lucru.

O alternativă a vechii condice de prezență este un program care să includă sisteme check in/check out, pontare electronică etc…) pentru captarea timpului de lucru zilnic (inclusiv a orei de începere şi a celei de sfârşit a programului de lucru).