Gestiunea stocurilor

Ce este gestiunea stocurilor?

Gestiunea stocurilor reprezintă totalitatea acțiunilor de stabilire, control și evaluare a modului de asigurare a intrărilor necesare continuității procesului de producție, pe de-o parte, de control și evaluare a produselor finite existente și necesare satisfacerii nevoilor clienților, pe de altă parte.

O definiție mai simplă ar fi aceea că gestiunea stocurilor reprezintă procesul cumpărării bunurilor şi/sau serviciilor în cantitățile necesare, de calitate corespunzătoare şi la momentul potrivit.

Ce reprezintă stocurile?

Stocurile sunt cantități de resurse materiale care se acumulează în depozitele şi magaziile unităților economice, într-un anumit volum şi după o anumită structură, pentru o perioadă de timp, cu un anumit scop.

O unitate economică își constituie stocurile de materiale sau produse pentru a asigura alimentarea continuă a subunităților sale cu resurse materiale, în vederea desfășurării normale a activității şi realizării obiectivelor propuse.

Stocurile de materiale se exprimă în următoarele unități de măsură:

• unități naturale (tone, kg, buc., m2) – care permit determinarea potențialului de producție care poate fi realizat și, de asemenea, determină necesarul de spații pentru depozitare;

• unitățile valorice (lei, mii de lei) – asigură evaluarea resurselor financiare și determinarea capitalului circulant;

• zile – arată perioada de timp în care stocul format acoperă necesitatea pentru consum.

La ce folosește gestiunea stocurilor?

• Asigurarea continuității procesului de producție, ceea ce duce la obținerea unor venituri constante, prin comercializarea produselor

• Maximizarea vânzărilor. În condiţiile unei cereri suficiente, vânzările pot fi mult mai mari, dacă bunurile sunt furnizate la timp şi în cantităţile solicitate de către consumatori.

• Protejarea activelor unităţii economice se poate obţine prin controlul stocurilor împotriva risipei şi deteriorărilor, depozitarea cantitativă şi calitativă a materiilor prime şi materialelor.

• Investițiile minime în stocuri presupun costuri de depozitare şi de asigurare minime.

• Furnizarea de informaţii de către compartimentul de aprovizionare conducerii unităţii economice. Aceasta se poate obţine prin determinarea cantităţilor optime de aprovizionat şi momentelor de reaprovizionare, stabilirea ratei de rotaţie a stocurilor şi diminuarea erorilor în documentaţia privind stocurile din cadrul firmei.

• Menţinerea stocurilor de producţie a întreprinderii la nivelurile planificate.

• Satisfacerea necesităţilor de consum ale unităţii economice şi a subdiviziunilor sale în resurse materiale necesare.

• Păstrarea caracteristicilor calitative ale materiilor prime şi materialelor pe timpul depozitării.

• Prevenirea apariţiei lipsei de stoc sau suprastocării de resurse materiale.

Cum se poate ține mai ușor gestiunea stocurilor?

Cea mai simplă metodă de gestiune a stocurilor este cea făcută cu ajutorul unui program de gestiune, precum Facturis. Astfel se pot gestiona și urmări foarte ușor stocurile de marfa ale magazinului și, astfel, se pot optimiza foarte simplu comenzile către furnizori. Se pot urmări mișcările de stocuri pe un anumit produs într-un anumit interval de timp (ex. top vânzări produse, evoluție mărfuri etc…).

Tipuri de gestiune stocuri

Gestiunea stocurilor poate fi ținută în două moduri:

• FIFO (first in first out)

• CMP – Cost mediu ponderat

FIFO (Primul intrat, primul ieșit) este chiar atât de simplu precum sună. Folosind această metodă, primul lot de marfă care intră în depozit trebuie să fie primul care iese – fie trimis în magazine, fie direct la clienți.

Aceasta este o strategie grozavă, dacă produsele tale au termen de valabilitate.  Pot fi lucruri perisabile cum ar fi mâncarea, produse care au un ciclu similar cum ar fi  moda sau produse care pot ajunge  învechite așa cum se întâmplă cu orice ține de tehnologie. La aceste categorii, cu siguranță, vei dori să rulezi prima marfă care ajunge în depozitul tău. În cazul în care stau pe rafturi în timp ce tu vinzi lucruri noi, vei pierde bani dacă ele expiră, ies din modă sau nu mai sunt ultimul model.

CMP (Cost mediu ponderat) presupune calcularea costului fiecărui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate în stoc la începutul perioadei și a costurilor elementelor similare, produse sau cumpărate în timpul perioadei. Media poate să fie calculată periodic sau după fiecare recepție. Perioada de calcul nu trebuie să depășească durata medie de stocare.

De regulă, această metodă este utilizată în situația în care produsele sunt atât de amestecate, încât este imposibil de alocat un cost unui produs.