Factura este şi va rămâne unul dintre cele mai folosite documente contabile, indiferent dacă ne referim la firmele mari, microîntreprinderile ori persoanele fizice autorizate. Astăzi vom discuta despre facturarea electronică și ce presupune aceasta din punct de vedere legal.
Conform prevederilor din Codul fiscal, sunt considerate facturi acele documente sau mesaje, pe suport hârtie sau în format electronic, care îndeplinesc condițiile stabilite de actul normativ şi care cuprind, în mod obligatoriu elementele despre care am discutat în acest articol.
Ce trebuie să conțină factura electronică?
Legislația fiscală stabilește că factura electronică trebuie să aibă 3 elemente specifice, care trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii.
-
autenticitatea originii – respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
-
integritatea conținutului – respectiv faptul că elementele obligatorii din conținutul facturii nu au suferit modificări din momentul în care factura a plecat de la furnizor şi până la expirarea celor zece ani în care trebuie păstrată factura;
-
lizibilitatea facturii – respectiv formatul facturii asigură citirea acesteia de către om; astfel, în cazul în care avem o factură criptată, există şi o cheie de decriptare pe toată perioada în care trebuie păstrată factura.
Autenticitatea facturii electronice
Conform dispozițiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticității originii și integrității conținutului facturii electronice reprezintă o obligație atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de o semnătura avansată electronica și de un schimb electronic de date.
De asemenea, autenticitatea originii și integritatea conținutului pot fi garantate și prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit între factura și livrare/prestare.
Prin control de gestiune se înțelege procesul prin care o persoană impozabilă garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea conținutului facturii și lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare. Pista fiabilă de audit trebuie să ofere o legătură verificabilă între factura şi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.
Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, așadar, daca acesta nu acceptă primirea unei facturi pe suport electronic, emitentul trebuie să transmită facturi în format convențional. De asemenea, facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție.
Conform prevederilor legislative, pentru ca o factură să fie considerată factură electronică, aceasta trebuie să fie emisă şi primită în format electronic, tipul formatului electronic al facturii fiind opţiunea persoanelor impozabile. Formatul electronic al unei facturi poate fi, de exemplu, de tip "xml", "pdf". Pe lângă aceste lucruri, pentru ca o factură să fie considerată electronică, firma emitentă trebuie să utilizeze un canal securizat de transmitere a acesteia.
Care sunt avantajele facturii electronice?
Avantajele utilizării facturii electronice sunt:
-
Diminuarea costurilor privind emiterea/transmiterea/arhivarea facturilor
-
Reducerea timpului de trimitere/recepționare a facturilor
-
Creșterea procentului facturilor efectiv livrate la destinatar
-
Reducerea timpului de identificare/accesare a facturilor
-
Reducerea spațiului de stocare
-
Grad înalt de siguranță privind autenticitatea sursei și integritatea conținutului
-
Protejarea mediului înconjurător
Ce nu poate fi considerat factură electronică?
Facturile emise în format electronic, trimise şi primite pe suport hârtie NU sunt considerate facturi electronice. Astfel, o factură emisă în Word, Excel ori într-un program integrat, de exemplu SAP sau Oracle, tiparită din sistem şi trimisă în format fizic NU va fi o factură electronică.
De asemenea, facturile emise cu ajutorul unui program de facturare și printate, NU intră în categoria facturilor electronice.
